日程調整 英語 返事。 スケジュール調整に役立つ英語!仕事で便利なフレーズ14選!

面接日程調整メールの返信方法(例文6個付き)

日程調整 英語 返事

社会人デビューをした皆さんにとって、ビジネスメールは一つの越えるべき壁といえます。 ビジネスメールの基本は、学校ではなかなか教えてもらう機会はありません。 「メールなんて簡単じゃないか」と考えがちですが、送信も返信も含め、好印象なメールを送ることはなかなか難関だったりします。 基本的な挨拶はできているか、件名は明確か、一文が長く伝わりにくくなっていないか、署名は漏れていないかなど、ビジネスメールを作成するにあたっての注意点は意外に多くあります。 基本的なビジネスメールを作成することができれば、社会人として必要な「報連相」をメールを活用してスマートに行うことも可能です。 そこで今回は、ビジネスメールの基本的な返信方法などを紹介します。 はじめが肝心!件名は本当に重要? 最近は、LINEの普及で日常生活の中でメールを使用する頻度はグンと減りました。 LINEでは「件名」にあたる部分がないため、これまであまり連絡手段の中で「件名」を意識してきた人は少ないです。 しかし、社会人デビューをして、仕事の中でメールを使うようになったのであれば「件名」を気にしないわけにはいきません。 例えば、管理職の人の立場に立って考えてみましょう。 責任ある立場になればなるほど、社内での連携や、社外とのコミュニケーションも増えてきます。 よって、受信するメールの件数も必然的に多くなります。 そのような時、重要なメールは無いかその管理職の人は、まず「件名」に目を向けます。 「これは詳細まで確認すべきメール」「これは後から確認してもいいメール」「これは関係ないのでそのまま削除するメール」など、メールの優先順位をつける作業を行います。 だからこそ、ビジネスメールにおける「件名」は重要な役割を担っているといえます。 件名は長すぎないように! 文字数ももちろん大切ですが、それ以上に重要なのが件名の内容です。 短い文の中で、いかにわかりやすく要件を相手に伝えられるかがポイントといえます。 例えば「本日15時より、来月実施予定の社内イベントに向けてミーティングを行います。 出席可否についてご返答ください」というような内容でメールを送るとします。 しかし、内容をそのまま件名にしようとすると、文字数が多くなってしまいます。 これを簡潔にするよう意識すると「【本日15時】社内イベントMTG 出席可否について」とすることができます。 また、件名の頭に【重要】などをつけると、早く対応が必要なメールである事を相手に伝えることができます。 もしも、最初に件名を考えるのが苦手という人は、本文が完成してから最後に件名を作成すると簡潔な件名を考えやすくなるでしょう。 本文の書き出しはどうしたらいい? 普段から、誰かに会ったら必ず挨拶をするのが基本です。 これは、ビジネスメールにも同じことがいえます。 まずは、状況に応じた挨拶から書き出すようにしましょう。 ここでは、挨拶の例をご紹介します。 」 このように、挨拶の書き出しだけでもさまざまです。 上記は一例ですので、お礼などであれば「先日は遠いところご足労いただき誠にありがとうございました」など、状況に合わせて具体的な言葉を伝えられるとなお良いでしょう。 まずはメールした理由を伝える! 引用をする際は、引用した内容は書き換えないというのが大きなポイントです。 相手も人間ですから、誤字や脱字が混じってしまうことがあります。 見つけた場合「なおしてあげたい」と思うのは自然なことですが、ビジネスメールにおいては、基本的に修正などは行いません。 そのままの内容、そのままの文字を引用するようにしましょう。 また、引用するのはは必要最小限に留め、全文を引用することは避けます。 以下、引用の例をご紹介します。 =========================== 〇〇様 お世話になっております。 以下、ご質問に回答いたします。 >イベントの開催時間を教えてください。 =========================== このように、引用を活用して効率的にビジネスメールを作成できるようにしていきましょう。 前文の中で「Re:」は、基本的に削除しないとお伝えしましたが、これはあくまでも基本的なルールです。 何度も何度もメールのやり取りをして「Re:」が多くなってしまうと、肝心な件名が見切れてしまいます。 そうなってしまっては本末転倒ですので、「Re:」が多くなる場合には注意が必要といえます。 では、「Re:」が多くなる場合はどのように対応すれば良いのでしょうか。 方法としては、「Re:」の数を数字に置き換えるとよいでしょう。 こうすることによって、「Re:」が増えても件名をしっかり確認することが可能です。 ビジネスメールで欠かせない署名! 件名、本文に続き、ビジネスメールにおいてこれもまた忘れてはいけないのが「署名」です。 署名では、自分がその会社のどの部署に所属をしている誰なのかを明らかにしたり、相手が連絡を取るために必要な情報を記載しておいたりします。 一般的な署名のスタイルとしては以下のとおりです。 例えば、何かをお願いする場合、どんなに丁寧に本文を書いたとしても、最後に「お願いいたします」が無いと、どこか上から目線な印象を受けてしまいます。 最後まで好印象を与えられるように、ビジネスメールの結びは必ず挨拶でおわるようにしましょう。 以下では、結びの言葉の一例を紹介します。 「今後ともよろしくお願いいたします。 」 「ご希望の資料をお送りいたします。 ご査収賜りますよう、お願い申し上げます。 」 「ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。 」 「ご不明な点などがありましたら、お気軽にご相談ください。 」 「ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 」 初めの挨拶同様、状況に応じて一言添えられるとなおよい結びになります。 ぜひ、いろいろなバリエーションを探ってみてください。 メールの件名から結びまで(参考) 件名:企画の見積書をお送りします。 先日は、当社の企画に興味を持っていただき、誠にありがとうございました。 早速、見積書を作成いたしましたので、このメールに添付してお送りします。 ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 そこで、「本当に感謝しています」ということを伝えるためにも、返信時の「ありがとう」の伝え方を工夫してみましょう。 例えば、相手がメールを送った時間帯にあわせた一言を添えてみたり、相手が素早く対応してくれたことに触れてみたりといったことが挙げられます。 返信メールの中で具体的にお礼を伝えることで、あなたの誠意や心からの感謝、そして人柄を伝えることができます。 「遅い時間にもかかわらず、ご対応いただきありがとうございました。 」 「早い時間から確認していただきありがとうございます。 」 「お忙しいところ、早速返信いただきありがとうございます。 とても助かりました。 」 このように、同じお礼でも「ありがとうございます」のみ返信するのとでは、伝わり方が大きく変わります。 日程調整メールで大切なことはコレ! 「ビジネスメールの書き出しは挨拶から」でもお伝えしたとおり、挨拶は重要な部分です。 それは、自分から挨拶のメールを送る場合も、相手からの挨拶メールに返信する場合も同じことがいえます。 可能なかぎり、挨拶のメールは自分から送りたいところですが、もしも相手から先に送ってきた場合は、メールに気付いたらすぐに返信をするようにしてください。 そして、状況に応じて具体的に挨拶メールを返信するようにしましょう。 例えば、「わざわざご挨拶いただきありがとうございました。 先日の会議では、貴重なお時間を割いていただき感謝しております。 」といったように、「単純な挨拶」でおわらせないことがポイントです。 「担当が代りました」引継ぎメールへの返信ポイントは? 初めての相手にビジネスメールを送る場合のポイントは、「件名」「書き出し」の両方で、必ず素性を明かすということです。 特に件名は、相手が最初に確認するところですので、素性がわからないと「怪しいメール」として処理されたり、メールの確認を後回しにされる可能性があります。 これは、最初の返信にもいえることですので、初めての相手にビジネスメールを送る際は、必ず素性を明かすようにしましょう。 以下、例文を紹介します。 =========================== 件名:【(株)〇〇 山田太郎】見積書を添付いたします。 本文:平素は格別のお引き立てをいただきありがとうございます。 (株)〇〇の山田太郎と申します。 ご希望いただいていた見積書をお送りいたしますので、 ご査収賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 =========================== 今回は、ビジネスメールの基本を中心にお伝えしてきましたが、参考になったでしょうか。 相手のことを考えて、挨拶やお礼は具体的に伝えます。 日程調整であれば、あらかじめいくつか候補を出して場所も一緒に案内します。 催促についても、相手のことを考えながら、言葉を選びます。 ビジネスメールは、ただ情報をやり取りするだけでなく、相手との人間的な関係を築くためのツールでもあります。 基本的なビジネスメールの作成方法をおさえつつ、相手に寄り添った言葉を一言添えることができれば、よりよいビジネスに繋げていくことができるでしょう。

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その日程で大丈夫!と取引先に返事したい

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転職活動で企業とメールで面接のやり取りするときに、「この文面で採用担当者にどう思われるだろうか?」と気になる人は多いはず。 一方で「何をどう書けばいいかわからない」「特別な書き方やマナーがあるのではないか?」「減点対象となる書き方や言葉遣いがあるなら知りたい」——そんな不安を抱く人もいるでしょう。 企業の採用担当者とやり取りするメールは、決して特別なものではありません。 ビジネスメールで心がけるべきポイントが押さえられていれば、特に悪い印象を持たれることはないでしょう。 とはいえ、一部、面接に関するメールの返信内容や、やり取りによって、選考に影響を与えることもあります。 そこで今回は、返信例文を交えながら、返信メールの書き方と押さえておきたいポイントをお伝えします。 面接に関するメールで押さえておきたいポイント 面接のメールが送られてきたら、どのように対応すればいいでしょうか。 押さえておきたいメール返信のポイントを解説します。 なるべく早く返信する 応募企業からのメールは、早めに返信したほうがチャンスを逃さずに済みます。 返信が遅ければ、ほかの候補者の面接が進んでしまう可能性があるからです。 仕事の後にメールに気がついた場合など、応募企業の翌営業時刻を待つよりも、返信ができるならばその日のうちにしておくとよいでしょう。 ただし深夜帯などに送信すると、メールの受け手によっては健康状態や生活習慣に疑問を感じる可能性もあるため、避けたほうがよさそうです。 一度のやり取りで選考日程が決まる工夫をする 面接のメールでは、早く日程調整できればより有利になりますので、一度のメールで面接日程が確定できるよう工夫するとよいでしょう。 特に相手が面接の日程候補を伝えてきたときは、その日時に行けるのかどうか、もし行けないのであれば、行けない旨を伝えたうえで、行ける候補日時を複数伝えましょう。 万が一、面接官に別の予定が入ってしまった場合でも、複数候補があれば面接日程を確定させることができます。 相手が複数の面接日時候補を伝えてきたときは、下記のように行ける日程と最も希望する日を伝えるとよいでしょう。 では、以下の日時でお願いいたします。 日時:7月11日(木)11時~面接開始 なお、お送りいただいた日時でしたら、9日(火)を除き、すべての日時にうかがうことができます。 場所:貴社3階のA会議室 面接の日時を書くときは、必ず曜日も添えます。 面接の開始時間と終了時間がわかっていれば、確認の意味も込めて送るようにしましょう。 なお、面接日程のやり取りをするメール文面に、自己PRや志望動機を書く必要はありません。 日程調整を最優先させましょう。 そのほかのポイント 相手から持ち物の指定があれば、確認の意味も込め、指定されたものを持参する旨を伝えておきましょう。 また、メール本文の冒頭で「ご多忙のところ、面接の調整をいただき、誠にありがとうございます」のように、相手にお礼を伝えることもお忘れなく。 なお、相手から書類の不備や書類の追加提出などを求められた場合は、メールの後半に以下のような文面を添えたうえで、必要書類を添付しましょう。 なお、ご指定の追加書類をお送りいたします。 添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。 メールの基本的な書き方と押さえたいポイント ビジネスメールの基本的な書き方をご紹介します。 やり取りのポイントを押さえたい場合は、以下確認しましょう。 メールの基本的な書き方 相手に用件を簡潔に伝える。 これはビジネスメールの基本です。 また、基本的な構成は、大きく「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「本文」「署名」の6つです。 以下はそれぞれのポイントです。 【件名】 簡潔かつ具体的に用件を伝えます。 面接日時を変更したいときのメールであれば、「面接日時変更のお願い(自分のフルネーム)」という具合です。 また、相手から送られてきたメールに返信するときは、件名を変えずに「Re:」がついた状態で返信します(「Re:二次面接の日程について」のような形です)。 通常は1行目に社名を書き、2行目に部署・役職、氏名などを書きます(最大でも3行に抑えましょう)。 【挨拶】 宛名から1行空けて挨拶文を書きます。 初めての相手であれば「突然のご連絡で失礼いたします」。 何度かやり取りしている相手であれば、「お世話になっております」のほか、「先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございます」など状況に適した挨拶をします。 【名乗り】 自分が何者かを明確にします。 【本文】 初めに伝えるべき結論(用件)を伝えてから、詳細へと移ります。 「二次面接の希望日時をご連絡いたします。 第一希望:8月6日(火)13時~14時、第二希望:8月8日(木)15時~16時です」という具合です。 【署名】 メールの最後には、必ず署名を載せます。 自分の「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを盛り込みます。 会社に在籍しながら転職活動をする場合は、連絡のつきやすい方法を補足的に書いておくといいでしょう。 ご用件を留守番電話に入れていただくか、メールでいただければ折り返しいたします。 ———————————— メールを送る上でのポイント 履歴書、職務経歴書など、あらかじめひとつの書式にまとめられているものは、メール本文に文章を張りつけることはせず、ファイルを添付します。 ファイルを添付する際は、相手が確認し損ねないよう、メール本文に、ファイルを添付した旨、添付したファイルの概要、ファイル形式などを明記しましょう。 また、ファイルのデータが重すぎる場合は、相手が受け取れない恐れがあります。 いくつかファイルがある場合は、それぞれ別メールで送るほか、ひとつのファイルが重たい場合は、圧縮したり、分割したり、相手が確実に受け取れるよう工夫を凝らしましょう。 ファイル転送サービスを利用する際は、その旨とダウンロード方法をわかりやすく伝えましょう。 また、メールを送信したとき、相手には送信者名が表示されます。 この表示がイニシャル、ニックネームになっていると、迷惑メールなどと勘違いされてしまう恐れがあります。 氏名が漢字で表示されるようにしておきましょう。 海外の企業とメールでやり取りする場合は「Taro Yamada」のようにローマ字表記にしておくのが無難です。 なお、メールアドレスの文字列や差出人名に趣味趣向が色濃く出たものを使っていると、採用担当者に「ふざけているのか?」「この人は大丈夫か?」と思われてしまうこともあるようなので注意しましょう。 陸波玉夫でございます。 一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 誠に光栄に存じます。 二次面接の日程の件ですが 以下の日時にうかがうことが可能です。 【1】7月11日(木)13時〜16時開始まで 【2】7月12日(金)13時〜16時開始まで 【3】7月15日(月)14時〜17時開始まで ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、 ご確認のうえご調整いただけますよう よろしくお願い申し上げます。 相手から面接日の候補日時を聞かれた際には、このような文面で返信します。 候補日時はできるだけ多く出しておくと日程が決まりやすいです。 一方、相手から日程の候補日時が送られてきた場合は、それらの候補日時について、行けるものにすべて回答しつつ、最も希望する日時も伝えておきましょう。 いずれの候補日時にも対応できそうにないときは、お詫びの文面とともに、面接可能な候補日時を複数送りましょう。 陸波玉夫でございます。 7月11日(木)13時に面接のお約束をしておりましたが、 現職で上司が同行する顧客訪問が急遽予定されてしまい、 うかがうことが難しくなりました。 貴重な時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。 誠に勝手なお願いで恐れ入りますが、もし可能であれば、 面接日程の再調整をいただけないでしょうか。 以下は、貴社にうかがえる候補日時です。 【1】7月22日(月)10時〜16時開始まで 【2】7月23日(火)13時〜17時開始まで 【3】7月24日(水)15時〜17時開始まで ご都合が合わない場合は、 新たに候補日時をいただけますと幸いです。 ご多忙の折、お手数をおかけして大変申し訳ございません。 ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 面接日程の変更願いは電話で行うのが基本ですが、担当者が不在の場合は、できる限り早くメールを送ります。 都合が悪くなった理由は、簡単に説明した方が、相手も事情をくみやすくなります。 お詫びの言葉と同時に、面接日程の再調整のお願いをし、念のため、仕切り直しの候補日時を伝えておきます。 本日13時より面接いただきました陸波玉夫でございます。 ご多忙のところ、二次面接の機会までいただき、誠にありがとうございました。 貴社のお役に立ちたいという思いがいっそう強まりました。 まずは面接のお礼を申し上げたく、メールを差し上げた次第です。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 お礼メールは、必ずしなければいけなということではありません。 しかし、面接で伝わりきらなかったことがある、面接で聞いた内容で志望動機が高まったなど、面接後に伝えたいことがある場合は、お礼メールとして送ってみてもよいでしょう。 7月11日(木)13時に面接のお約束をいただいている陸波玉夫でございます。 大変申し訳ございませんが、 諸般の事情により、面接を辞退させていただきたく存じます。 貴重な時間をいただいていたにも関わらず、身勝手なご連絡で誠に申し訳ございません。 面接辞退の連絡がメールになってしまった点につきましても、 重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。 面接辞退の意志が固まったら、できる限り早く連絡するのがマナーです。 面接辞退の理由を詳しく述べる必要はありません。 採用担当者がメールを受信するまでに時間がかかることも考えられます。 まずは電話で面接辞退の連絡を入れるようにしましょう。 電話を入れたのち、改めてお詫びのメールを入れると丁寧です。 7月11日(木)11時より面接していただいた陸波玉夫でございます。 その節はお忙しい中、面接のお時間を賜り、誠にありがとうございました。 大変恐れ入りますが、面接の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか。 目安だけでも教えていただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、 ご確認いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 ほかの企業で内定が出ているなどの理由があれば、急いで確認してもよいでしょう。 面接時に「いつまでに結果を伝える」と言われていれば、その期限まで待ちます。 それ以外は、1週間程度が目安となるようです。 言うまでもありませんが、面接結果の問い合わせメールを送る前に、今一度受信ボックスを見直すほか、迷惑メールフォルダーもチェックしておきましょう。 陸波玉夫でございます。 このたびは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 誠に光栄に存じます。 即座に入社承諾のお返事をすべきところですが、 大変恐れ入りますが、7月24日(水)の正午まで返答の猶予をいただけないでしょうか。 現在、貴社のほかにも選考が進んでいる企業があり、 そちらの話も聞いたうえで判断したいと考えております。 もちろん貴社に対しては、変わらず大きな魅力を抱いております。 貴社のご迷惑にならないよう、悔いのない状態で、 入社させていただきたいと考えております。 一方的な都合で誠に申し訳ございませんが、 ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 こちら側の事情や希望を伝え回答期限の延長を相談する形になるので、お詫びの言葉を重ねるなどして、丁重なメール文面を意識します。 期限延長ができないことによる不本意な辞退や、延長を申し出たことで企業側の心証を害してしまわないように注意しましょう。

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面接日程調整メールの返信方法(例文6個付き)

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面接関連メールを送るときに気を付けるべきマナー 企業へ返信するメールで、もっとも重要なことは 基本的なマナーが守られているかどうかです。 学生なら多少は目をつぶってもらえる可能性がありますが、社会人経験のある応募者から送られてきたメールでマナーが守られていない場合、「この人は大丈夫かな」と不安に思われてしまう可能性が高いでしょう。 そのため、まずは 以下5点のマナーに関して再確認しましょう。 1、結論から先に伝える 何よりも大切なのは、用件を簡潔に伝えること。 書類選考が通過し、喜びたい気持ちや感謝の念を企業にたくさん伝えたいのはわかります。 ですが、長い前置きや回りくどい表現などは厳禁。 メールを返信する目的は「面接の日程を決めること」であることを忘れずに。 結論から先に伝えるよう意識してください。 2、件名はそのままでOK 企業から届いたメールに返信する場合、件名は変更しなくてOK。 3、本文も残しておくのがベスト 返信メールを作成する際、多くの場合、企業から受信したメールの文面が引用されます。 その引用された内容は消さず、そのままの状態で返信しましょう。 これまでのやりとりの内容をお互いに一目で確認するのに役立ちます。 4、メールの最後には署名を メールの最後には必ず署名を入れるのがルール。 署名は、差出人である自分の情報を相手に明示すると共に、「ここで文章は終わりです」ということを伝える役目も担います。 基本的には、名前(読みにくい姓名の場合は読み仮名もセットで)、郵便番号・住所、電話番号、メールアドレスを明記。 5、返信はなるべく早く ビジネスにおけるメールは、24時間以内に返信するのが基本のマナー。 企業から面接の日程調整に関するメールが届いたら、できるだけ早く返信するようにしましょう。 ただし、深夜・早朝などは可能な限り避けてください。 「どんな生活をしているのだろう…」と、企業側に変な心配をかけてしまう可能性があるためです。 理想的な返信時間帯とされているのは、午前9時~午後10時。 その時間帯の返信が難しい方は、メールの自動送信予約機能を活用すると良いでしょう。 面接関連のメールの種類と例文 転職活動中は必然的に採用担当者とメールでのやり取りをすることになります。 やりとりの内容は大きく分けて 「面接の日程調整・キャンセル」「面接後のお礼」「履歴書提出」「選考辞退」「内定承諾」の 5種類です。 そこで、面接関連のメールの例文を内容ごとに用意しました。 ぜひご参考ください。 面接の日程調整・変更 以下は企業からの面接日程打診メールに対する返信のイメージです。 企業から面接日程の選択肢を送ってもらい、それに返信する。 自分から面接日程を提示する場合• 一度決まった面接日の変更 以上の三種類のイメージをご紹介します。 企業から面接日程の選択肢を送ってもらい、それに返信する。 まずは、企業から提示された面接候補日の中から、希望日時を選ぶ場合のメール文面を見てみましょう。 転職 大辞郎と申します。 書類選考通過と面接のご連絡ありがとうございました。 ぜひ、次の面接に参加させていただきたく思っています。 ご提示いただきました日程のうち、下記にてお伺いします。 当日は、どうぞよろしくお願いいたします。 もし問題がある場合は、別日程の調整を依頼することになるので遅くとも1日以内に返信することが望ましいでしょう。 また、採用担当者に面接のスケジュールを調整してくれたことへの感謝も合わせて伝えましょう。 自分から面接日程を提示する場合 企業からあなた自身の都合がよい面接日程を挙げるよう依頼された場合。 面接担当者が選べるよう、できるだけ幅広い日程を提示して返信しましょう。 転職 大辞郎と申します。 このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、ありがとうございます。 以下、私の面接希望日時を記載させていただきます。 ・10月17日(火) 15:00以降 ・10月18日(水) 10:00~12:00 ・10月19日(木) 終日 ・10月20日(金) 14:00~18:00 上記の中からご調整いただくことは可能でしょうか。 もしご調整が難しい場合は、 再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。 お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。 一度決まった面接日の変更 在職中の仕事状況や、家庭の事情など、どうしても外せない事情が発生してしまった場合は、いち早く面接日変更の願い出をしましょう。 大変恐縮ですが、調整していただいた面接日程を諸事情により 変更したくご連絡いたしました。 以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。 ・10月17日(火) 15:00以降 ・10月18日(水) 10:00~12:00 ・10月19日(木) 終日 ・10月20日(金) 14:00~18:00 調整が難しい場合は、 再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。 お手数をお掛けして大変申し訳ございません。 お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。 そのため、担当者にお詫びの一言を入れると良いでしょう。 面接当日の遅刻・キャンセル 基本的に面接当日の遅刻やキャンセルは電話で行うほうが良いでしょう。 しかし、仕方なくメールで連絡するといった方法しかないことも。 以下に 面接当日の遅刻をする際のメールと、 面接当日のキャンセルをする際のメールのテンプレートをご用意しました。 大変恐れ入りますが、このまま貴社にお伺いして面接をしていただく、 もしくは面接日程の変更をしていただくことは可能でしょうか。 せっかく面接日程等を調整していただいたのに関わらず、 このようなことになってしまい大変申し訳ございません。 また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 大変お手数をお掛けしますが、 面接日程の変更をしていただくことは可能でしょうか。 せっかく面接日程等を調整していただいたのに関わらず、 このようなことになってしまい大変申し訳ございません。 また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 加えて 「このまま面接に向かうべきなのか」「面接日の再設定などは可能か」など、次に何をするべきなのか、指示も仰ぎましょう。 面接後のお礼 面接後のメールは、面接官に時間を割いていただいたお礼と志望度の高さを表す内容が良いでしょう。 必ずしも面接後にメールを送る必要はありませんが、面接で伝えることができなかったことがある場合は合わせて送るとよいでしょう。 本日はご多忙の中、 面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。 末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、 貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。 定型の文章のようなメ-ルを面接の度に送るのはかえって迷惑となり、印象を悪くしてしまう可能性もあります。 最低限のマナーを押さえた上で自分の言葉で綴ったメールが良いでしょう。 履歴書提出 件名は「履歴書の送付について」などの採用担当者にわかりやすいメール本文にしましょう。 また、本文の内容も簡潔に「履歴書が添付してある」という旨を伝えましょう。 本日は以前にご指示いただきました履歴書を提出させていただきたく、 ご連絡いたしました。 こちらのメールにPDF形式にて履歴書を送付させていただきます。 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、 ご確認いただけますと幸いです。 ご査収のほど、よろしくお願いいたします。 PDF変換がされていない場合、パソコンやソフトの種類によって見え方が変わってしまう場合があります。 そして、送信ボタンを押す前に一呼吸。 最後に書類がしっかり添付されているか、メール内容に問題がないかチェックすることを忘れずに。 チェック後に、メールを送信しましょう。 選考辞退 「他社から内定をもらった」「転職することを辞めた」など様々な理由があって選考辞退をすることがあるかもしれません。 そこで重要なのは、企業に辞退の旨をしっかり伝えること。 自分のために時間を割いてくれた方へのを必ず伝えるようにしましょう。 本日は選考辞退の旨をお伝えしたくご連絡いたしました。 誠に勝手ではございますが諸般の事情により、 貴社の選考を辞退させていただきます。 お手間やお時間をおかけしたのにも関わらず、 このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。 末筆ではございますが、 今後の貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。 その為、辞退理由を回りくどく書く必要はありません。 最低限のマナーを守って簡潔に伝えましょう。 内定承諾 内定承諾のメールは長々と書いてしまいがちですが、意志を簡潔に伝えましょう。 加えて今後の抱負や入社に向けた意欲を伝えることができると好印象です。 もちろん、誤字脱字がないかチェックも欠かさないようにしましょう。 先日、面接をしていただきました転職 大辞郎と申します。 この度は内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。 ぜひとも承諾させていただきたいと存じます。 皆様と共に働けることを心より楽しみにしております。 1日も早く貴社の戦力としてとなれるよう邁進して参ります。 今後の入社までの手続きについてご指示などがございましたら、 ご指示をいただけると幸いです。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。 加えて内定をもらったところ以外に選考を受けている会社がある場合には、それぞれにしっかりと辞退の連絡をするようにしましょう。 気を付けたいよくある減点ポイント 敬語が間違っている どんなに内容がしっかりしていて体裁が整っているメールでも、間違えた敬語を使ってしまうと「この人大丈夫かな?」と採用担当者に思われてしまうことも。 ここでは間違えやすい敬語をチェックしておきましょう。 しかし、メールに不必要な装飾を使いすぎるとかえってメールを見た採用担当者にとっては見にくいものになることも。 特別なルールはありませんが、状況に応じた適度な装飾を心がけましょう。 改行などが無く見えづらい メールを読む相手にとって、読みやすい見た目にするというのも大切なことです。 その上で改行は非常に重要なものになってきます。 ポイントとしては、意味のまとまりごとに改行をすること。 また、30文字を過ぎたら改行をするとメールの受け手にとっても読みやすい見た目に仕上がります。 改行が苦手な方は、まずは意図的に改行を増やすということから始めることをオススメします。 下にメールの例を二つ用意しました。 上は改行がないもの、下は改行を加えたものです。 下の改行を加えたメールのほうが読みやすいのではないでしょうか。 【改行なし】 お世話になっております。 転職 大辞郎と申します。 このたびは、面接の候補日時のご連絡、ありがとうございました。 ぜひ、次回の選考に参加させていただきたいと思っています。 会社のメールアドレスを使用している 本来会社のメールアドレスは、取引先や社内でのコミュニケーションのために使われるもの。 転職活動に勤務先のメールアドレスを使ってしまうと採用担当者に「この人は公私混同してしまう人だな」「もし入社しても会社のアドレスを本来の用途以外に使う人なのだな」というマイナスの印象を与えてしまいます。 加えて、勤務先のアドレスを使用すると社内のシステム部門や上司からメール内容を見られてしまう可能性もあります。 ヤフーメールやGメールなどのフリーアドレスを転職活動用に新しく作成すると良いでしょう。 メール送信前のセルフチェック項目 メール送信前のセルフチェック項目|こんな返信メールはNG 宛先に間違いはないか 宛先のメールアドレスに間違いがあれば、当然ながら相手にメールは届きません。 送信エラーに気づくこともできなければ、迅速に面接日程の調整ができず、せっかくの縁が無駄になる可能性すらあります。 最悪なのが、別の人にメールが届いてしまうケース。 本来返信したかった相手の署名などが残っている状態で別の人に送信してしまえば、立派な情報漏えいにあたります。 また、相手の名前や役職などの間違いも厳禁です。 本文全体のレイアウトは見やすいか たとえば、いくつもの文章が流し込みでずっと続いていると、読み手は読みづらさを感じます。 読みやすい部分で改行する、1ブロックは2~3行ほどにまとめる、文字の大きさやフォントは揃えるといった点に注意してみましょう。 1文1文は読みやすいか 1文が長すぎたり、誤字脱字が多かったり…という文章も、読み手にストレスを与えます。 送信前に再度全体を読み直し、読みづらさを感じるところはないか客観的にチェックしてください。 また、「です」が続くなど、稚拙な言葉遣いになっていないかも確認することをオススメします。 「丁寧に書こう」と思うあまり、二重敬語になってしまっているメールもNGです。 面接希望日時にミスはないか メール文面とスケジュール帳とを照らし合わせ、希望日程に間違いがないか最終確認をしましょう。 特に注意すべきは、日にちと曜日のずれ。 メールを受け取った採用担当者は正しく面接希望日を把握することができず、再度やりとりが必要になってしまいます。 パソコンの日時設定は合っているか 自分のパソコンの設定がずれていると、送信メールの日時もずれてしまう可能性があります。 せっかく時間帯を気にして送信しても、極端な時間帯に返信したことになってしまうことも。 また、送信予約機能も正しく機能せず、適切なタイミングで相手にメールをチェックしてもらうことができません。 言葉使いや面接後のお礼メールに困ったらコチラ! 選考中の連絡に関するお役立ちリンク集 これまで、面接日程メールへの返信のポイントをお伝えしました。 そのほか、面接のお礼メールの作り方や言葉遣い、選考中の企業への連絡の仕方など、お困りごとがあれば下記をぜひ参考にしてみてください。

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