ビジネス 文書。 ビジネス文書ー礼状テンプレート

依頼のビジネス文書・テンプレート|コピペでOK!今すぐ使えるビジネスメールの例文集

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ビジネス文書には、社内での報告・連絡などのために使われる「社内文書」と、企業間等でやりとりされる社外向けのための「社外文書」があります。 ビジネス文書の目的は、社内・社外を問わず、「用件を正確に、わかりやすく、簡潔に伝えること」です。 そのためビジネス文書においては、プライベートの手紙や小説のように、個人の感情を盛り込んだり、文章表現に凝ることは不適切になります。 またビジネス文書は、口頭での申し渡しだけでは正確性を欠く事項や、記録して保存すべき内容などを、書面にして相手にきちんと伝えることで、後々のトラブルの発生を防ぐなど、ビジネスにおいて大きな役割を果たします。 ところが、いざビジネス文書を作成するとなると、難しそうに感じるかもしれません。 でも、心配は無用です。 なぜなら、ビジネス文書には基本的な文型があるからです。 ほとんどの会社には、社内規定の文書フォーマットがありますので、それらに沿って作成し、正しいルールを覚えるようにしましょう。 「社内文書」の種類と基本パターン 「社内文書」の種類 「社内文書」は、各部署間、営業所と本社間、上司への提出文書など、社内で取り交わされる文書です。 おもに下記の種類があります。 指示命令・決済• 通達、指示書、稟議書、提案書 報告・届け出• 報告書、届出書、始末書 連絡・調整• 通知書、回覧文、依頼書、伝言メモ 記録・保存• 議事録、帳票類 「社内文書」の例 社内文書「通知書」の例を見てみましょう。 詳細は別記にする。 わかりやすく簡潔な文章にする• 1件の内容につき、1枚の用紙にまとめる• あて名に社名は不要• 「拝啓」や「敬具」、時候の挨拶など、儀礼的な表現は不要• 敬語の使用もなるべく簡素にする 「社外文書」の種類と基本パターン 「社外文書」の種類 「社外文書」は、取引先や関係会社など、自分の所属する会社以外の企業や人に提出する文書です。 おもに下記の種類があります。 取引関係• 見積書、注文書、請求書、依頼書、照会状、回答書、督促状、通知状 社交・儀礼• 挨拶状、招待状、礼状、祝賀状(開業開店、新築改装、栄転就任など)、見舞状 「社外文書」の例 社外文書「礼状」の例を見てみましょう。 文頭に「拝啓」「謹啓」などの頭語を記載。 曖昧な表現を避け、簡潔にまとめる• 儀礼的な挨拶は必須。 失礼のないよう、丁寧で礼儀正しい文章にする• 1件の内容につき、1枚の用紙におさめる• 挨拶状や礼状は、特に礼儀を重んじる文書のため、前文(時候の挨拶、感謝の言葉など)と末文(結びの文章)を省略しない• 法人名は、株式会社を(株)など略さずに、正式名称を書く 覚えておきたいプラスのテクニック 敬称は宛名で変わる 会社や部署宛は「御中」、職名では「殿」、個人名の付いた職名では「殿」か「様」、複数名に宛てるときは「各位」 話し言葉は使用しない ~不適切な話し言葉の例~ 「いろいろ」、「いろんな」、「かなり」、「だと思います」、「そんな」、「どんな」、「でしょう」.

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ビジネス文書をWordで作る際の書き方(文字サイズ・稟議書・FAX送信状)

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時候の挨拶を交えつつも、簡潔に分かりやすくまとめます。 儀礼的な挨拶文などは、必要ありません。 <社内文書の種類> ・指示文、通達文、辞令など ・稟議書、報告書、企画書、顛末書、始末書など ビジネス文書のルールとは? 「です・ます」調が基本! ビジネス文書は、一般的にはA4で横書きにします。 「伝えたい内容を正確に書く」ことが一番大切ですから、難解な表現を避け、分かりやすく書くように心がけましょう。 文章は、「です・ます」調で統一するのが一般的です。 場合によっては、「である」調を使うこともあります。 文書の頭には件名をつけ、何についての文書か一目でわかるようにします。 数字を用いる際は、アラビア数字を使います。 (例:123,400本) 文字がびっしりの文書は、読む気がしませんね。 読みやすくなるように、本文を段落で分けたり、いくつかの項目を並べる時は、箇条書きにします。 また適宜、句読点を打ったり、改行することで余白を作るなど、読みやすくなるように工夫してみましょう。 また、ビジネス文書では、1つの文書にいくつもの要件をまとめて書くのはNGです。 1つの文書につき、用件は1件が原則です。 1つの文書に要件は、1つ。 または、箇条書きや段落などで、分かりやすさを追求する場合は「である」調。 文書番号 部署として作成した文書の1年間の通し番号をつける。 会社、部署によっては省略する場合もあるので、慣例に従う。 【例】総務. No000 発行年月日 基本は、発信日。 西暦か元号かは、社内の形式に従う。 「様」「殿」「各位」を使い分ける。 部、課のメンバー全員に対してなら「社員各位」でOK。 【例】各部課長各位、関係各位 発信者名 部課名、役職名、氏名を右寄せで明記する。 但し、普通の事務連絡なら、省略可。 【例】 毎年恒例の社員旅行を下記の通り実施致します。 皆様奮ってご参加頂きます様お願い申し上げます。 記書き 日時、場所などポイントになることを箇条書きにする。 【例】 当日遅刻・欠席等緊急の連絡は、総務課 美月(携帯 090-1234-5678)まで必ずご連絡ください。 結び 文末は、文書が終わった合図として、必ず「以上」で締める。 担当者名 この案件に関する問合せ先を明記する。 ビジネス文書は、書きなれないとなかなか難しいと感じてしまうかもしれませんが、ほとんどの場合は、フォーマットが決まっていて、それにのっとっていくだけですから、最初のうちは、先輩や上司に確認してもらえば、次第に自信もついてくるでしょう。 【関連記事】•

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ビジネスの基本~マナー~ ビジネス文書|就活ノウハウ|OLI Express|オムロン エキスパートリンク株式会社

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ビジネス文書の書き出しで一般的に使われる例文とその使い方 それではさっそくビジネス文書の書き出しで、よく使われる例文と使い方を紹介していきます。 どんな時に使うのか確認しておきましょう。 『いつもお世話になっております。 『いつも大変お世話になっております。 『平素よりお世話になっております。 『いつもお力添えいただきまして、ありがとうございます。 『日頃より大変お世話になっております。 』 これらは、常日頃から付き合いがある相手に対して、何度目かのメールなどでのやり取りの際に使われる場合の挨拶の例文です。 様々な場面でも使うことができるビジネス文書・メールの書き出しため、覚えておくと良いでしょう。 なお、「平素より」とは、「普段から」と同じ意味を持っています。 『平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 』 これは、かなりかしこまったビジネス文書の書き出しの例文です。 『拝啓』に続けて使われることも多いため、覚えておきましょう。 普段のやり取りの中で使われることはあまりありませんが、とっさの時に使えるようにしておく必要があります。 会社を代表して文書を送る時や、取引先からのメールや手紙に返事を書く時などにも、多く使われる書き出しです。 初めてビジネス文書を送る人に「いつも」などがつく書き出しは使わない 紹介したビジネス文書の書き出し例文の場合、初めて文書やメールを送る相手に対して使ってはいけません。 初めてメールを送るのにもかかわらず、「いつも」や「平素より」といった言葉を使ってしまうと、不自然な文面になってしまうからです。 ビジネス文書の書き出しで相手別の例文を見てみよう ビジネス文書を個人宛に送るのか、法人(企業)宛に送るのかによっても書き出しが変わってきます。 ここでは、個人宛と法人宛ビジネス文書の書き出し例文をそれぞれ見ていきましょう。 個人宛にビジネス文書を送る場合の例文• 『貴殿におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 『貴殿におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 』 個人が相手ですから、繁盛を願ったり喜んだりするよりも、健康に重きを置いて、「ご清祥」という言葉を使った方が良いでしょう。 「健勝(けんしょう)」というのは、健康であることを意味しています。 この場合は、健康で何よりです、といったニュアンスで使われていると考えてください。 また「お慶び申し上げます」は、「お喜び申し上げます」と書いても問題ありません。 どちらを使っても失礼にあたることはありませんが、よりかしこまった印象を与えたいのであれば、「お慶び申し上げます」の方が適していると言えます。 法人宛にビジネス文書を送る場合の例文• 『貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。 『貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。 『貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 』 こういった書き出しは、ビジネス文書を送る相手が企業であった場合に使われるものです。 そのため、文頭に「貴社」という言葉がついています。 この時、「御社」と間違えないように気をつけましょう。 「御社」は話し言葉ですから、文書では「貴社」を使います。 「盛栄」「隆盛」「盛栄」「清祥」の意味 「盛栄」「隆盛」「盛栄」「清祥」について、それぞれが持つ意味に注目してみましょう。 これらはどれを使っても失礼にあたることはほとんどありませんが、その意味を知っておくと便利であると言えます。 盛栄(せいえい):主に商売の繁盛、繁栄を意味しています。 業績が順調そうで何よりです、といったニュアンスになるでしょう。 隆盛(りゅうせい):大いに栄えることを意味しています。 こちらも相手企業が発展していることを喜んでいるという意味になります。 清栄(せいえい):主に健康、そして繁栄を意味しています。 社員、ひいては企業そのものが健やかであることを喜んでいる、といった意味合いになるでしょう。 清祥(せいしょう):健康や無事であることなどを意味しています。 この言葉は企業相手だけではなく、個人相手にも使うことができます。 ビジネス文書の書き出しで個人宛に送る時の例文 個人宛のビジネス文書の書き出しを考える時に気をつけたいのが、その相手がどんな人かを意識することです。 たとえば、初めてやり取りをする人に「いつもお世話になっております」という書き出しのビジネス文書を送ってしまうと、相手は面食らってしまうでしょう。 このようなミスを防ぐにはビジネス文書を送る時に、そのケースごとに適切な挨拶を選ばなければいけません。 ここで、個人宛にビジネス文書を送る時のケース別に、書き出しの例文を見てみましょう。 ビジネス文書の書き出しで初めてやり取りする人に送る場合の例文• 『初めまして、(以下自己紹介)』• 『突然のご連絡、失礼いたします。 』 初めてビジネス文書を送る人にはこのような書き出しにすれば、充分に相手に礼儀を尽くしたことになるでしょう。 全く面識がない場合に、不躾に用件だけを送りつけたり、「いつもお世話になっております。 」などと書いてしまったりすると、ビジネスマナーを知らない人なのかなと思われてしまう可能性が高いと言えます。 そうなれば、自分だけでなく会社やチーム全体のイメージにも悪影響を及ぼしてしまうかもしれないので注意しましょう。 ビジネス文書の書き出しで前回の連絡から間が空いた人に送る場合の例文• 『ご無沙汰しております。 『大変ご無沙汰しております。 』 前回の連絡から間が空いてしまった相手に対しては、そのことについて触れておくべきです。 何の挨拶もなしに本題に入ってしまうと、ずいぶんと素っ気ない態度を取る人だなと思われてしまうこともありますから、その点に気を遣っておきましょう。 ビジネス文書の書き出しの基本は、相手への気遣いを見せるということです。 ビジネス文書の書き出しで少し前に会った人に送る場合の例文• 『先日はお世話になりました。 『先日はありがとうございました。 『その節は大変お世話になりました。 『その節は誠にありがとうございました。 』 ビジネス文書を送る少し前に会う機会があった場合は、このような書き出しにすると良いです。 何か接点があったにもかかわらず、その後連絡を取る機会がなかったという時には、ビジネス文書を送る際に必ずお礼の一文を加えてください。 また簡単で構わないので、後日改めてお礼の言葉を述べる機会を設けましょう。 ビジネス文書の書き出しでは「時下」という言葉を使うこともある ビジネス文書の書き出しでよく使われる時候の挨拶がありますが、その代わりに「時下(じか)」という言葉を使うことも多いです。 時下には「現在」「この頃」などの意味があります。 また、ビジネス文書の書き出しを「時下」にする場合、「貴社」は使わないので注意しましょう。 いくつかの例文を紹介します。 『時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。 『時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。 『時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 』 ビジネス文書の書き出しで使う基本的な時候の挨拶 ビジネス文書の書き出しでは、季語を使った挨拶文を使う場合があります。 これが「時候の挨拶」と呼ばれる、ビジネス文書の基本的な書き出しです。 ここで紹介する以外にも数多くの季語がありますが、全体的に季節を一歩先取りしているイメージを持っておくと覚えやすいでしょう。 「まだ暑いけれど、季語の上では涼しさを感じさせるものだったな」「少し寒くなる頃だから、季語は寒さを感じさせるものがいい」といった具合に考えてください。 では、月ごと時候の挨拶例を紹介していきます。 ビジネス文書の書き出し例文:1月の時候の挨拶• 『新春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『厳冬の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『大寒の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『寒風の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 1月の時候の挨拶では、「まだまだ寒い日が続きますが」といった意味を持つ季語が多く使われています。 どの書き出しも寒さを感じさせるものです。 ビジネス文書の書き出し例文:2月の時候の挨拶• 『残冬の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『向春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『余寒の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『軽暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 暦の上では、だんだん暖かくなってきているという意味の季語が使われています。 生活の中では寒さを感じていても、季語では暖かさを感じるものを使いましょう。 ビジネス文書の書き出し例文:3月の時候の挨拶• 『早春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『春分の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『萌芽の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 いよいよ春の訪れを表す季語を使うことになります。 気持ちも明るくなるような、春らしい季語が多く使われるのが3月の時候の挨拶です。 ビジネス文書の書き出し例文:4月の時候の挨拶• 『春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『春爛漫の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『晩春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 4月は春が始まってから終わっていく季節ですから、暖かさや春爛漫といったフレーズを使えるのもこの月だけの特徴と言えるでしょう。 ビジネス文書の書き出し例文:5月の時候の挨拶• 『若葉の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『立夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 緑がいきいきとし始める、夏に向かっていくのを感じさせるのが5月です。 若葉や新緑などの言葉が多く使われるのが特徴です。 ビジネス文書の書き出し例文:6月の時候の挨拶• 『長雨の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『向暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 6月の特徴は何と言っても梅雨ですから、長雨といった季語が使われることが多くあります。 また、初夏という季語を使うのも良いでしょう。 ビジネス文書の書き出し例文:7月の時候の挨拶• 『酷暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『猛暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 7月は夏の暑さが始まり、だんだんその暑さが厳しくなってきます。 そのため「暑」という漢字を使うことが多く、夏を感じさせる挨拶となります。 ビジネス文書の書き出し例文:8月の時候の挨拶• 『晩夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『残暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『立秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 8月は体感的にはまだ暑さが続いているのですが、暦の上では立秋を迎えます。 そのため晩夏、残暑、立秋などの季語がよく使われます。 ビジネス文書の書き出し例文:9月の時候の挨拶• 『初秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『秋晴の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 初秋、秋晴、秋冷など9月は秋が始まったことに触れる季語が多くあるため、時候の挨拶にはそれらを使うと良いでしょう。 ビジネス文書の書き出し例文:10月の時候の挨拶• 『仲秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『秋雨の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『秋霜の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 10月は秋雨が降って、だんだん寒くなってきたことを表す仲秋、秋雨、秋霜などの季語が多くあり、それらがよく使われています。 ビジネス文書の書き出し例文:11月の時候の挨拶• 『晩秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『霜寒の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『向寒の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 11月はいよいよ秋も終わりですから、「寒」という字を使うことも見受けられます。 これから冬に移り変わっていくことを感じさせる季語が多くあるのが11月です。 ビジネス文書の書き出し例文:12月の時候の挨拶• 『初冬の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 『歳末の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 』 12月は師走ですので、それに触れるのが一般的です。 1年が終わることについて触れることで、「今年もありがとうございました、来年もよろしくお願いいたします」といった流れを作りやすくなります。 ビジネス文書の書き出しは正しい定型文を覚えるとスムーズに書ける ビジネス文書を書く機会は多いですが、書き出しの定型文を間違えていてもそれを指摘してくれる人がいなければ気づくことができません。 正しい定型文をきちんと覚えて、必要に応じて適切な場面ですらすらと書けるようにしておくことが大切だと言えるでしょう。 状況に応じたビジネス文書の正しい書き出しを覚えておくと、時間に追われている時に、ビジネス文書の書き出しでつまずいて肝心の本文を書けなくなるのを防ぐことができます。

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